Por qué un dataroom
La custodia de documentación sensible sigue siendo un agujero que se tapa con correo y carpetas compartidas. Llega el día en que no basta.
Un M&A que cierra en seis semanas. Un expediente que el juzgado pide en dos. Un cliente que renueva declaraciones y otro que quiere ver cómo está su patrimonio. Mundos distintos, el mismo gesto: alguien envía documentos, alguien los busca.
Funciona hasta que no.
Para un asesor de M&A
Una due diligence es un cuello de botella con tres o cuatro partes que no deben ver lo mismo. El correo no lo resuelve. Una carpeta compartida por enlace, tampoco: cualquiera con el enlace ve todo. Cuando se firma, el comprador pide evidencia con hashes y sellos temporales. Si no la tienes, se retrasa el closing.
Para un despacho de abogados
Cada caso es un expediente. Tu cliente debe ver algunos documentos, la contraparte otros, el juzgado una auditoría que no admita discusión. Gestionado por correo, cada forward es una brecha potencial. Y si el cliente pide trazabilidad, no tienes qué entregar.
Para una gestoría
Cincuenta clientes generan cientos de documentos al mes. El lunes alguien dijo «ya te lo paso». El jueves nadie lo encuentra. WhatsApp, Drive y correo combinados no son un sistema.
Para un family office
La documentación patrimonial está esparcida entre seis asesores y dos generaciones. Cuando uno se va, se va con él la trazabilidad.
Lo que cambia
Un solo sitio para los documentos. Permisos granulares por parte y equipo. 2FA obligatorio. Cada acceso y descarga queda sellado en el tiempo. Auditoría exportable al cerrar la operación. Hosting en la UE, RGPD, alineado con ISO 27001. Opcionalmente, anclaje blockchain para no repudio.
No es una herramienta más. Es una capa menos que gestionar.