Per què un data room
La custòdia de documentació sensible encara es tapa amb correu i carpetes compartides. Arriba el dia en què no en fa prou.
Un M&A que tanca en sis setmanes. Un expedient que el jutjat demana en dues. Un client que renova declaracions i un altre que vol veure com està el seu patrimoni. Mons diferents, el mateix gest: algú envia documents, algú els busca.
Funciona fins que no.
Per a un assessor de M&A
Una due diligence és un coll d'ampolla amb tres o quatre parts que no han de veure el mateix. El correu no ho resol. Una carpeta compartida per enllaç, tampoc: qualsevol amb l'enllaç ho veu tot. Quan es signa, el comprador demana evidència amb hashes i segells temporals. Si no en tens, es retarda el closing.
Per a un despatx d'advocats
Cada cas és un expedient. El teu client ha de veure alguns documents, la contrapart uns altres, el jutjat una auditoria que no admeti discussió. Gestionat per correu, cada forward és una bretxa potencial. I si el client demana traçabilitat, no tens què lliurar.
Per a una gestoria
Cinquanta clients generen centenars de documents al mes. Dilluns algú va dir «ara t'ho passo». Dijous no ho troba ningú. WhatsApp, Drive i correu combinats no són un sistema.
Per a un family office
La documentació patrimonial està escampada entre sis assessors i dues generacions. Quan un marxa, se'n va amb ell la traçabilitat.
El que canvia
Un sol lloc per als documents. Permisos granulars per part i equip. 2FA obligatori. Cada accés i descàrrega queda segellat en el temps. Auditoria exportable en tancar l'operació. Allotjament a la UE, RGPD, alineat amb ISO 27001. Opcionalment, ancoratge blockchain per al no-repudi.
No és una eina més. És una capa menys per gestionar.