Cómo preparar un data room para una due diligence

Una due diligence avanza al ritmo de lo bien organizada que esté la documentación. Si la otra parte encuentra lo que busca, pregunta menos y confía más. Preparar el data room antes de abrirlo —y no sobre la marcha— es la diferencia entre un proceso ágil y uno que se atasca en correos.

Empieza por el índice, no por los archivos

El error más común es volcar carpetas tal y como están en el ordenador. En su lugar, define primero un índice por bloques temáticos y crea la estructura vacía. Así tendrás claro qué falta y la otra parte navegará por categorías reconocibles desde el primer día.

Una estructura de carpetas que funciona

No hay un único índice válido, pero esta estructura cubre la mayoría de operaciones y es fácil de adaptar:

• 01 · Societario. Escrituras, estatutos, libro de socios, pactos y poderes vigentes.
• 02 · Financiero. Cuentas anuales, balances, plan de tesorería y deuda.
• 03 · Legal y contratos. Contratos clave con clientes, proveedores y alianzas.
• 04 · Laboral. Plantilla, contratos, convenios y obligaciones con la Seguridad Social.
• 05 · Fiscal. Declaraciones, situación con la Agencia Tributaria y contingencias.
• 06 · Activos y propiedad intelectual. Inmuebles, licencias, marcas y patentes.
• 07 · Comercial y operaciones. Métricas, principales clientes y procesos.
• 08 · Preguntas y respuestas (Q&A). El canal donde se centralizan las dudas.

Reúne la documentación por bloque

Con la estructura lista, ve completando cada bloque. Conviene nombrar los archivos de forma consistente (fecha y concepto), para que cualquiera localice rápido el documento correcto. Si detectas un hueco, es mejor saberlo ahora que cuando la contraparte pregunte por él.

Define los accesos por parte

Antes de invitar a nadie, decide quién verá qué. En una operación con varios interesados, cada parte debería entrar a su propio espacio sin ver a las demás. Apóyate en:

• Roles y permisos por carpeta, ajustando la visibilidad bloque a bloque.
• Doble factor (2FA) configurable, que puedes exigir en las salas más sensibles.
• Separación entre partes, para que la información no se cruce.

Prepara el Q&A desde el principio

Las preguntas llegarán; mejor encauzarlas en un canal estructurado que perseguirlas por correo. Define quién responde cada tipo de duda y un plazo razonable. Un Q&A ordenado deja, además, constancia de qué se preguntó y qué se contestó.

Antes de abrir: revisa y sella

La última pasada es la que evita sustos. Comprueba que no queda documentación de más, activa marcas de agua en el visor para lo más sensible y asegúrate de que cada acceso quedará registrado. Si la operación lo requiere, valora el anclaje opcional en blockchain (por ejemplo, en Ethereum o Polygon) para reforzar la integridad de la documentación.

Checklist rápida

• Índice por bloques definido y carpetas creadas.
• Documentación nombrada de forma consistente y fácil de localizar.
• Roles y permisos asignados por parte y carpeta.
• 2FA configurado según la sensibilidad de la sala.
• Canal de Q&A listo, con responsables y plazos.
• Revisión final: nada de más, marcas de agua y registro de accesos activos.

Con esta base, abrir la sala es el paso fácil. La preparación es la que marca el tono de toda la operación.