Cómo preparar un data room para una due diligence
Una due diligence avanza al ritmo de lo bien organizada que esté la documentación. Si la otra parte encuentra lo que busca, pregunta menos y confía más. Preparar el data room antes de abrirlo —y no sobre la marcha— es la diferencia entre un proceso ágil y uno que se atasca en correos.
Empieza por el índice, no por los archivos
El error más común es volcar carpetas tal y como están en el ordenador. En su lugar, define primero un índice por bloques temáticos y crea la estructura vacía. Así tendrás claro qué falta y la otra parte navegará por categorías reconocibles desde el primer día.
Una estructura de carpetas que funciona
No hay un único índice válido, pero esta estructura cubre la mayoría de operaciones y es fácil de adaptar:
- 01 · Societario. Escrituras, estatutos, libro de socios, pactos y poderes vigentes.
- 02 · Financiero. Cuentas anuales, balances, plan de tesorería y deuda.
- 03 · Legal y contratos. Contratos clave con clientes, proveedores y alianzas.
- 04 · Laboral. Plantilla, contratos, convenios y obligaciones con la Seguridad Social.
- 05 · Fiscal. Declaraciones, situación con la Agencia Tributaria y contingencias.
- 06 · Activos y propiedad intelectual. Inmuebles, licencias, marcas y patentes.
- 07 · Comercial y operaciones. Métricas, principales clientes y procesos.
Las dudas, mejor fuera de las carpetas: en un canal único, como el chat de la sala, donde quedan con su fecha y se pueden exportar.
Reúne la documentación por bloque
Con la estructura lista, ve completando cada bloque. Conviene nombrar los archivos de forma consistente (fecha y concepto), para que cualquiera localice rápido el documento correcto. Si detectas un hueco, es mejor saberlo ahora que cuando la contraparte pregunte por él.
Define los accesos por parte
Antes de dar acceso a nadie, decide quién verá qué. En una operación con varios interesados, cada parte debería entrar en su propio espacio sin ver a las demás. Apóyate en:
- Una sala por parte, con credenciales individuales para cada persona.
- Doble factor (2FA), que puedes exigir a cada parte.
- Separación entre partes, para que la información no se cruce.
Centraliza las dudas desde el principio
Las preguntas llegarán; mejor encauzarlas en un canal único que perseguirlas por correo. Define quién responde cada tipo de duda y un plazo razonable. Un canal ordenado deja, además, constancia de qué se preguntó y qué se contestó.
Antes de abrir: revisa y protege
La última pasada es la que evita sustos. Comprueba que no queda documentación de más, elige una clave de cifrado robusta y compártela con la otra parte por un canal distinto, y asegúrate de que cada acceso quedará registrado. Si la operación lo requiere, valora la certificación opcional en blockchain (por ejemplo, en Polygon o Ethereum) como evidencia técnica de la integridad de la documentación.
Checklist rápida
- Índice por bloques definido y carpetas creadas.
- Documentación nombrada de forma consistente y fácil de localizar.
- Una sala por parte, con sus usuarios y su doble factor.
- Clave de cifrado robusta, bien custodiada y comunicada por otro canal.
- Canal único para las dudas, con responsables y plazos.
- Revisión final: nada de más y registro de actividad en marcha.
Con esta base, abrir la sala es el paso fácil. La preparación es la que marca el tono de toda la operación.